De Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH) is over op een nieuw vastgoedinformatiesysteem. Het nieuwe systeem zorgt ervoor dat de gemeente één manier van werken, lezen en schrijven heeft voor het informatiemanagement. Het nieuwe vastgoedinformatiesysteem (VIS) is voor de CVDH een middel om door te groeien naar de rol als strategisch adviseur binnen de gemeente.
Om te kunnen adviseren over een succesvol vastgoedinformatiesysteem heeft bbn adviseurs eerst goed gekeken naar de strategie van de organisatie en naar de gebruikers van het nieuwe systeem. Al snel bleek dat het de CVDH ontbrak aan de juiste informatie om op tactisch niveau te kunnen sturen. Bij het op orde krijgen van de informatie spelen drie onderwerpen een rol:
• Willen (ambitie en prioriteiten)
• Kunnen (informatiesystemen)
• Doen (samenwerken en afspraken nakomen)
bbn heeft de CVDH met drie hoofdvragen geholpen om inzicht te krijgen hoe de organisatie gericht kan doorgroeien naar de geambieerde rol als strategisch huisvestingsadviseur:
1. Wat is de informatiebehoefte van de medewerkers en van de afdeling bij deze nieuwe rol?
2. In welke mate passen de huidige informatiesystemen en de gedefinieerde data bij deze behoefte?
3. Welke aanpassingen zijn nodig (zowel organisatorisch als technisch) om in de behoefte te voorzien?
Door goed te luisteren naar waar de betrokkenen en de gemeente mee bezig zijn, gecombineerd met de huidige situatie (technisch en organisatorisch) heeft bbn de stappen in een duidelijk projectplan kunnen samenvatten. Daarna hebben we het projectplan opgesplitst in kleinere projecten die ook samen met de medewerkers worden opgepakt. Zo ontstaat er organische groei en maakt de CVDH haar ambitie waar.
“Sturen op wat er toe doet,” zegt Bas van Tartwijk, afdelingsmanager bij de CVDH over de samenwerking met bbn adviseurs. “Het verbetertraject is niet in beton gegoten. bbn zorgt voor overzicht. Ze hebben advies gegeven op inhoud, met de juiste rust aan alle lagen in de organisatie over de ontwikkeling zonder dat dit onpersoonlijk voelt. Zo kregen collega’s begrip voor de verandering. bbn weet koers te houden en de juiste processen en producten in te zetten om verbeteringen door te voeren.”
Beeld : CC – impta
