De voornaamste focus van onderwijsorganisaties is de toekomst van hun leerlingen. Om daaraan bij te dragen, moeten de gebouwen waar de leerlingen en medewerkers gebruik van maken goed op orde zijn – nu en in de toekomst. Dit betekent dat je als organisatie actief bezig moet zijn met vastgoedmanagement. Deze taken komen vaak boven op de vaste werkzaamheden van medewerkers. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Dat weet ook Tom Streng. Hij is naast schooldirecteur van de St. Jozefschool in Oudewater, ook verantwoordelijk voor huisvesting bij het overkoepelende schoolbestuur van De Groeiling.
“Eind 2023 was het weer tijd om het onderhoud voor 2024 te plannen,” vertelt hij. “We liepen echter tegen personeelstekorten aan in de vastgoedafdeling. Daardoor bleek het lastig om de onderhoudsbehoefte die op tafel lag, goed uit te voeren. We hebben toen aangeklopt bij bbn adviseurs met de vraag of zij ons konden helpen bij het uitvoeren van groot onderhoud.”
Om te ondersteunen in deze uitdaging, is adviseur Eline van Ringelestijn namens bbn nauw betrokken bij het vastgoedmanagement van De Groeiling. “Doordat wij als externe partij ondersteunen op groot onderhoud, kan de specifieke expertise en klein onderhoud bij De Groeiling blijven,” zegt Eline. “Zo kunnen ze intern snel schakelen en hebben ze extern een partner die ondersteunt bij de complexere zaken.”
Dankzij de samenwerking met bbn staan onderwijsinstellingen zoals De Groeiling er niet alleen voor, en hebben zij een sparringpartner voor hun vastgoedmanagement.
“We gingen in feite voor een tweesporenbeleid,” vertelt Tom. “We hebben gekeken naar hoe we klein onderhoud beter konden inrichten, en Eline kwam erbij voor groot onderhoud. Door onderbezetting bij de afdeling vastgoed werd weinig planmatig gewerkt – we hadden maar 0,8 fte op de vastgoedafdeling, terwijl we 24 scholen en 26 schoolgebouwen in beheer hebben. Daardoor misten we ook een zekere grip op de financiën. bbn heeft in het najaar van 2024 een goed doordacht MJOP aangeleverd. De structuur die dat bood, was voor ons heel belangrijk. Daardoor kunnen we verder kijken en goede stappen zetten op het gebied van kostenbeheersing.”
Uit deze samenwerking kwam een helder meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voort, dat alle partijen duidelijkheid bood.
“Het inrichten van klein onderhoud was benodigd om onvoorziene meldingen te kunnen registreren en gemakkelijk uit te zetten naar de betreffende partijen,” legt Eline uit. “Wij hebben eerst een jaar samengewerkt met De Groeiling met hun MJOP; in de zomer van 2024 heeft bbn de MJOP’s opgesteld met een startjaar van 2025. Het MJOP van bbn is op financieel gebied marktconform en duidelijk omschreven waardoor er een flexibel document is ontstaan dat voor iedereen werkbaar is.”
Tom: “Zo hebben we goede stappen gezet op het gebied van kostenbeheersing en uitvoering van het onderhoud, waardoor de gebouwen beter onderhouden worden.”
Eline legt uit hoe dat MJOP tot stand kwam. “De Groeiling had al wel een MJOP met begrote kosten, maar de daarin beschreven werkzaamheden waren nog onduidelijk. Dat hebben we nu goed op de rit gezet. Met meerdere bbn-collega’s hebben we plannen opgesteld voor de scholen binnen De Groeiling en vervolgens ook een jaarplan, in samenspraak met de afdeling huisvesting/vastgoed van De Groeiling. Zo hebben we duidelijkheid gecreëerd over de benodigde werkzaamheden – en het werk wordt nu wel uitgevoerd.”
Gaandeweg het traject werd duidelijk dat het plan vraagt om een gezamenlijke, stapsgewijze beweging in de juiste richting, vertelt Tom. “We zijn al een heel eind op weg in dat proces, maar er is nog veel ruimte om verder te groeien. Van de communicatie met huisvesting en de samenwerking met Eline tot het anders inrichten van processen en beleid op papier zetten.”
Eline beaamt dat: “Het is heel mooi om te zien hoe we dat samen stap voor stap doen. In 2024 hebben we al een flinke stap gezet door te zorgen dat we onderhoud op de planning uitvoeren. Vervolgens hebben we gekeken naar de juiste werkwijze, van het aanvragen van offertes tot de uitvoering. En nu zijn we ook aan de slag gegaan om het beleid meer op papier te zetten.”
Tom ziet al resultaten van de stappen die zijn gezet. “We hebben nu meer grip op de financiën, dankzij de toegenomen structuur en duidelijkheid. De samenwerking tussen bbn, het huisvestingsteam en het bestuur van De Groeiling verloopt heel fijn.”
Een concreet gevolg van de verbeterde structuur is dat er vorig jaar al veel meer geplande opdrachten konden worden uitgevoerd. Tom: “In het verleden begrootten we voor 7 of 8 ton voor de huisvesting, maar uiteindelijk werd daar slechts 3 ton van uitgevoerd. Nu worden de in het jaarplan begrote opdrachten en investeringen wél volledig uitgevoerd. Dat zien we ook terug in de feedback die we krijgen van schooldirecteuren – ook directeuren die in het verleden terecht kritisch waren, zijn nu juist positief.”
Door de verbeterde planning en structuur heeft De Groeiling meer grip op de status van de projecten, en verloopt de communicatie soepeler.
Eline geeft aan dat dit samenhangt met strakkere sturing op de planning. “We nemen twee keer per maand het hele jaarplan door, waarbij iedereen inbrengt wat we kunnen doen. We kunnen nu ook snel schakelen met financiën.” Tom bevestigt dat: “We hebben nu ook om de zes weken een afspraak met de controller, waarbij we de financiën doornemen. Daardoor hebben we ook financieel meer grip op wat we doen en kunnen we gemakkelijk bijsturen als het anders verloopt dan gepland staat in de begroting.”
De onderlinge communicatie is hiermee sterk verbeterd. “Dankzij de betrokkenheid van bbn leert Eline de school steeds beter kennen,” ziet Tom. “Ook onze medewerker huisvesting is altijd betrokken bij de overleggen. En directeuren worden meegenomen in de trajecten die lopen. Dat leidt tot tevredenheid.”
Tom is ook blij met de flexibiliteit, zegt hij. “Eline en ik zien elkaar elke maandag, maar als ik doordeweeks een vraag heb, kan ik ook bij haar terecht. Dat kan ook gaan over dingen die buiten de opdracht vallen, zoals vragen over zonnepanelen en het businessplan daaromheen.”
De Groeiling en bbn delen de ambitie om actief te sturen op duurzaamheid. Tom legt uit: “We kijken bij alles wat we doen naar duurzaamheid, daar zit ik echt bovenop. Uiteraard kijkt het bestuur ook naar opbrengsten, maar Eline en ik kijken ook verder: we zoeken de ruimte die er is op het gebied van duurzaamheid. Het onderzoek naar zonnepanelen voor twee scholen is daar een mooi voorbeeld van.”
Eline vertelt dat er volgend jaar al meer wordt gestuurd op duurzaamheid in het jaarplan. “We willen daar ook budget in opnemen voor energielabels. Dat is nu nog niet verplicht voor het onderwijs, maar we vinden het wel belangrijk om daar nu al naar te kijken.”
Voor veel stichtingen zal het herkenbaar zijn: te weinig mankracht om echt goed in te zetten op huisvesting. “Als je zelf de benodigde professionals niet in huis hebt, werk dan samen met een bedrijf als bbn,” adviseert Tom. “Voor De Groeiling heeft die samenwerking enorm veel betekend. We hebben daardoor een grote slag gemaakt op het gebied van planmatig werken.”
Eline deelt wat deze samenwerking zo succesvol maakte: “Bij bbn kijken we verder en passen we ons aan de opdrachtgever aan. De Groeiling is een laagdrempelige organisatie, daardoor kunnen we makkelijk schakelen met elkaar. Wij zeggen altijd: je doet het niet alleen, maar samen: zowel binnen bbn als met de opdrachtgever.”
Tom ziet dat ook zo: “bbn is een bedrijf met korte lijntjes. Ik zie de samenwerking met Eline en onze huisvestingsafdeling echt als een team. Dat werkt voor ons heel goed.”
Niet alleen bbn maar ook andere partijen werken aan een betere wereld. Want samen bereiken we meer. Wij lezen het nieuws en lichten de belangrijkste berichten uit.
