5 tips voor een succesvolle actualisatie van uw grondexploitaties

In deze periode zijn veel gemeenten druk met de actualisatie van de grondexploitaties. Deze jaarlijks terugkerende exercitie vloeit voort uit de BBV-regelgeving en vindt plaats in het kader van het opstellen van de jaarrekening.

Bij bbn adviseurs zien we regelmatig dat het actualisatieproces bij gemeenten moeizaam verloopt. Op basis van onze ervaringen uit de praktijk geven we u vijf tips om de actualisatie van uw grondexploitaties op een soepele manier te laten verlopen.

Tip 1: begin op tijd
Een succesvolle actualisatie is gebaat bij een tijdige start. Gemeenten zijn het eerste kwartaal van het jaar druk met het opstellen van de jaarrekening. Het actualiseren van de grondexploitaties is hier een belangrijk onderdeel van: in grondexploitaties gaat veel geld om en de risico’s bij actief grondbeleid zijn voor gemeenten niet gering. Een strategische blik en goede sturing op het financiële resultaat van grondexploitaties zijn daarom essentieel. In onze adviespraktijk zien we echter regelmatig dat (met name kleine) gemeenten de actualisatie onderschatten en te laat beginnen, vaak door een gebrek aan capaciteit en kennis. Door de tijdsdruk komt de kwaliteit van de actualisatie in het geding: dit uit zich in een beperkte strategische blik, gebrekkige dossiervorming en onvoldoende inzicht in het risicoprofiel van het grondbedrijf.

Tip 2: betrek het team
De actualisatie van de grondexploitaties is een gezamenlijk proces waarbij de planeconoom, de financiële administratie, de concerncontroller en de projectleiders allemaal een rol hebben. Financiën levert de boekingen en boekwaarden aan, de planeconoom verwerkt deze in de grondexploitaties. De projectleiders, de planeconoom en de afdeling financiën bekijken samen in hoeverre de ruimtelijke en financiële uitgangspunten nog actueel zijn en wat dit betekent voor de budgetten en fasering van kosten en opbrengsten. Op de achtergrond kijkt de concerncontroller mee naar het totaalplaatje: welke impact heeft de actualisatie op de financiële positie van de gemeente en welke risico’s zijn er voor het gemeentelijk grondbedrijf?

Een goede samenwerking vraagt om korte lijnen en heldere afspraken over verantwoordelijkheden. Belangrijk is dat één iemand binnen de organisatie de voortgang van het proces bewaakt. Idealiter ligt deze verantwoordelijkheid bij de afdeling financiën: deze afdeling stelt de jaarrekening op en is tevens de schakel tussen de planeconoom – bij gemeenten met minder dan 50.000 inwoners vaak een extern bureau – en de accountant. Van projectleiders mag worden verwacht dat zij op de hoogte zijn van de financiële gang van zaken binnen hun project en hier – in overleg met de planeconoom en financiën – actief op sturen. De planeconoom verzorgt de inhoud van de actualisatie vanuit zijn of haar rol als verbindende factor tussen de financiële en de ruimtelijke discipline.

Tip 3: wees transparant
Een grondexploitatie gaat over meer dan cijfers. De uitkomsten moeten niet alleen begrijpelijk zijn voor de betrokken ambtenaren, maar vooral ook voor college- en raadsleden. Bedenk daarbij dat de meeste college- en raadsleden geen financiële achtergrond hebben. Daarom is het belangrijk om naast de cijfers ook de context te schetsen, of anders gezegd: het verhaal achter de cijfers te vertellen. Een beknopte en heldere tekstuele toelichting is dan ook onmisbaar bij elke grondexploitatie. Transparantie is hierbij het sleutelwoord. Presenteer de resultaten op een overzichtelijke manier en zorg voor een heldere analyse van de verschillen ten opzichte van vorig jaar.

Tip 4: cluster de besluitvorming
Gemeenten met meerdere grondexploitaties kiezen er vaak voor om bij de actualisatie een Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG) op te stellen. In een MPG wordt de stand van zaken binnen het gemeentelijk grondbedrijf in één rapportage gebundeld. Daarmee is de besluitvorming door college en raad automatisch geclusterd. Dit is voor college- en raadsleden een transparante werkwijze. Niet elke gemeente stelt echter een MPG vast: in sommige gemeenten worden grondexploitaties afzonderlijk in besluitvorming gebracht. Voor (kleine) gemeenten met een beperkt aantal grondexploitaties is dit een begrijpelijke manier van werken. Wel raden we aan in dat geval de besluitvorming op één moment plaats te laten vinden. Zo krijgt het onderwerp grondexploitaties de volle aandacht en kan er op een open en transparante manier in samenhang over worden besloten.

Tip 5: bespreek essentiële punten tijdig met de accountant
De jaarlijkse accountantscontrole leidt nogal eens tot frustratie en onbegrip bij gemeenteambtenaren. We zien echter dat veel vragen en discussies tijdens de controle voorkomen kunnen worden door al in het voortraject het gesprek aan te gaan met de accountant. Dit begint bij het vastleggen van de uitgangspunten voor de actualisatie, bijvoorbeeld door het opstellen van een notitie waarin wordt ingegaan op zaken als parameters, mogelijke winstnemingen en de invulling van de risicoparagraaf. Ook goede dossiervorming is essentieel. In het vooroverleg is het nuttig potentiële ‘knelpunten’ alvast op tafel te leggen. Zijn er bijvoorbeeld grondexploitaties die speciale aandacht vragen omdat de uitgangspunten sterk zijn gewijzigd?  Denk aan een nieuw masterplan of gewijzigd programma. Of zijn er juist grondexploitaties die het afgelopen jaar nieuw zijn vastgesteld? Tijdige afstemming over deze zaken voorkomt ‘verrassingen’ achteraf.

Heeft u vragen of wilt u meer weten over de actualisatie van uw grondexploitaties? Neem dan contact op met Ivo Liefferink via 06 – 20 53 76 82 of via i.liefferink@bbn.nl

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws van bbn? Volg ons via LinkedIn